如何正确地使用电话，树立公司的良好形象呢？

如何正确地使用电话，树立公司的良好形象呢？

●要遵循“响铃不过三”的原则，这个原则反映了公司的效率问题。

　　上班时间把电话打到公司，如果铃声响了很久，对方仍然迟迟不接，谁都会沮丧、不耐烦，往往会对该公司产生不满。电话铃声响一次大约时间为三秒，响十次就是三十秒，即使是时间很短暂，可对打电话的人来说往往感觉很漫长。所以，为了避免给打电话的人留下不良印象，电话铃响两声就应该马上接听。如果你准备出去，就应该安排好接听电话的人，不要让人家摸不清你的去向和返回时间。

　　当然“响铃不过三”很难控制，比如百货公司的售货员在接待顾客时，如果电话铃响了，即使想要去接也不能不顾一切地迅速离去，为了接电话得罪了眼前的客人岂不因小失大？如果铃声响了5声以后才接，先要礼貌地说一声“对不起”，表达一下让对方久等的歉意。如果你拿起电话就“喂”，而不表示歉意的话，这会给对方造成更恶劣的后果。

　　●一定要用尊敬语，要真诚，彬彬有礼和乐于助人。

　　比如“您好”、“请问有何贵干”、“谢谢您”“让您费心了”等等。如果接听的是外线电话，拿起电话应首先问好，介绍自己的单位名称，说：“您好，这儿是某某公司”，这种应答符合国际电话应答习惯，它既能令人愉快，又能让对方明白是否要对了电话。我们应该避免像刚才说“喂”之类的话，因为这样浪费时间无助于打电话的人不说，又显得没有礼貌。罗嗦了半天，结果是对方打错了电话。当然，如果真接到了对方打错的电话，也不要说“打错了！” 就马上“啪——”地挂掉。应该以礼相待，可以客气地告诉对方本单位的名称和电话号码，比如说“这里是环球电器有限公司，您是不是拨错号码了？”这样有助于提高公司的形象。

　　我们经常碰到来电者要找的人不能马上接电话，这时候你作为接电话者应当间接地转告理由：“很抱歉，马局长正在开会，大约11点可以结束。到时您再来电话好吗？”对方这时候如果有留言，你应当认真倾听，小心纪录并告知对方：“请放心，我一定转告。”最好再把自己的姓名、职务告诉对方，表示负责任。

　　所以，办公室人员无论多忙，无论心境如何，接电话时一定要要真诚，彬彬有礼，乐于助人，让对方感到自然、愉悦。在英国，得体、礼貌和真诚被认为是良好使用电话的基本条件，特反对那种粗声粗气，蛮横无理和敷衍了事。大家可以对比一下下面两种应答：

　　甲 “我这儿不管销售，你有事找销售科吧！”

　　乙 “有关销售的事，我马上给您接到销售科，请稍等。”

　　甲 “没有这个人，说没有就没有。”

　　乙 “对不起，请稍等一下，我在查查……请问这位黄先生在我们公司有多久了？还有别的资料可以提示我吗？”

　　很明显，大家都愿意听第二种，它显出了接听者的耐心、热情和助人为乐态度，为公司树立了良好形象。

　　特别是在电话中遇到客户提出异议时，更应该耐心、热情，面对客户的意见应该因势利导，化解异议，赢得商机。